3.1為保證公司質量管理體系的有效運行，對與質量管理體系要求有關的文件必須進行控制，以確保文件的適宜性以及所有工作場所都能使用有效版本。按《304不銹鋼管文件控制程序》執行。

3.1.1文件的編寫
文件的編寫是質量手冊由本公司質保工程師組織各系統責任人員參與編寫，其它支持性文件是由公司各職能部門編寫本部門涉及的程序文件、作業文件、管理制度及相關記錄文件。
3.1.2文件的會簽評審
公司質量管理體系文件試運行后，手冊是由質保師評審并簽字，其它支持性文件是經過各系統責任人進行會簽。在文件適當時期內(如管理評審前)，應收集文件執行情況的信息，對其可操作性和有效性進行評審，必要時根據本節修定條款進行更改并再次得到批準。

4.2.3.3文件的批準
a) 所有文件發布前，有授權人審批，以確保其適宜性；
b) 《304不銹鋼無縫管質量手冊》由總經理批準；
c) 程序文件和支持性文件由質保師批準；
a) 第三層文件與產品質量有關的文件應由質保師負責審批，必要時由最高領導審批。

4.2.3.4文件的標識發放回收管理
質量管理體系文件（包括外來文件）由綜合部負責管理；不銹鋼管技術性文件（包括外來技術性文件）由質保部進行適用性評審。文件發布前應經授權人員批準，發放時進行標識，以確保：
a) 各使用場所都能得到有效版本；
b) 文件保持清晰、易于識別和檢索；
c) 外來文件得到識別和分發得到控制；
d) 及時從發放和使用場所撤回失效或作廢的文件，防止錯用、誤用；
e) 若為法律或積累知識需要保留已作廢的文件，在保留的文件上標識“作廢”“保留”章并隔離存放。

4.2.3.5文件的更改
公司文件的更改應處于受控狀態：文件的更改由編寫部門填寫更改申請，并經批準后實施；
文件的更改由該文件的原審批部門或授權人進行審批，若情況變化，當授權其他部門或人員進行更改、審批時，該不銹鋼管件部門或人員應獲得原審批依據的有關背景資料。